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FEBRAEC para Empresas

Publicado segunda, 08 de agosto de 2016, às 19:06
Lições Aprendidas ou Desaprendidas?

Os seres humanos, que são quase únicos na habilidade de aprenderem com a experiência dos outros, são também notáveis pela sua aparente tendência para o não fazerem. Douglas Adams

Em 1975, ainda estudante de engenharia, o Prof. Dr. Fernando Furquim de Almeida em uma de suas aulas brilhantes de cálculo, afirmou à classe que o homem havia pousado na Lua (1969) num feito histórico inquestionável para a humanidade, mas que teria problemas em fazê-lo novamente nas décadas seguintes.

Sobre o que o professor estava falando? Seria mesmo possível que a NASA tivesse problemas no futuro (em relação àquela época) em enviar novas e mais modernas naves tripuladas ao nosso satélite?

Pois bem, não se sabe ao certo se por questões políticas, financeiras ou por absoluta falta de interesse em uma nova missão tripulada à Lua (talvez tudo o que pudesse ser explorado já tivesse sido concluído), fato é que apesar do incrível avanço nas tecnologias relacionadas a missões espaciais, após algumas missões, a NASA não mais se interessou em novas missões tripuladas visando a exploração do satélite. Apollo 17 foi a sexta e última missão tripulada do Projeto Apollo à Lua, realizada em dezembro de 1972. Os cientistas preferiram fazer pesquisas próximas da órbita da Terra, como na Estação Espacial Internacional e enviar missões não-tripuladas a outros planetas. Ambas as opções apresentaram menos custos e mais benefícios do que voltar ao satélite. Pelo menos isso que foi afirmado.

Mas independente de maiores discussões, e esse não é o foco desse artigo, o que o professor ser referia à época, numa atitude visionária, eram as Lições Aprendidas, tão importantes atualmente para a manutenção e desenvolvimento das organizações. Parece que ele já antevia a preocupação das empresas com a governança e gestão do conhecimento e seu argumento era o de que a NASA poderia perder o conhecimento adquirido com as missões Apollo, a ponto de ser incapaz, pelo menos por um período de tempo, em realizar novamente o feito da época, que requereu acima de tudo, muita coragem dos envolvidos.

O saudoso professor talvez não estivesse completamente correto acerca dessa possibilidade(acredito que talvez não houve mesmo razão para retornar ao satélite), porém sua preocupação com conhecimento obtido a partir da vivência de uma experiência e sua utilização para modificação de um comportamento seja no nível tático, operacional ou estratégico de uma organização, estava corretíssima.

Portanto é fundamental abordar a questão das Lições Desaprendidas, como causas ou pelo menos parte considerável das causas das frustrações da maioria dos gerentes de projetos e outros profissionais, especialmente no mundo corporativo onde frequentemente atuam.

Mas as lições desaprendidas podem ser aplicadas no nosso dia a dia e em qualquer situação, não sendo exclusivas ao capital humano de uma organização, podendo ser base de reflexão para qualquer parte interessada que se relaciona com o mundo corporativo ou com a sociedade de modo geral.

Muitas são as definições sobre lição aprendida.

Segundo Choo, " 1

O Guia PMBoK ® (Conhecimento em Gerenciamento de Projetos) do PMI ® (Project Management Institute – EUA), em sua 5ª edição, traz em seu glossário a seguinte definição de Lição Aprendida: Lições Aprendidas / Lessons Learned – O conhecimento adquirido durante um projeto que mostra como os eventos do projeto foram abordados ou devem ser abordados no futuro, com o objetivo de melhorar o desempenho futuro.

1 (CHOO, C. W.) The knowing organization: how organizations use information to construct meaning, create knowledge, and make decisions. New York: Oxford University Press. 1998.)

Independentemente de qual seja a definição escolhida (e há várias), o fato é que as Lições Aprendidas são fundamentais no processo de aprendizagem organizacional. E não se trata aqui de se reforçar os erros como sendo eles o conjunto ou as informações que devemos focar.

Muitas vezes ouço a máxima de que o erro é parte do aprendizado. Não concordo plenamente com tal afirmação. Sem dúvida errar faz parte de qualquer processo, especialmente quando esse é investigativo. Já dizia Thomas Edson que "contudo entendo que são as lições que aprendemos a cada erro que nos torna melhores e mais capazes.

Basta observarmos um bebê em sua fase inicial de vida, especialmente quando está aprendendo a andar. Quantas vezes ele cai (algumas das quedas até traumatizantes) e tenta novamente tantas vezes quantas necessárias, até que finalmente consegue dar seus "primeiros passos". Ainda bem que não há nenhum chefe ao seu lado dizendo ... "Você errou!", pois dessa forma já nas primeiras tentativas ele desistiria e não aprenderia jamais a andar.

Portanto não é com o erro em si que aprendemos algo e sim com a forma como corrigimos esse erro e melhor, como conseguimos eliminar sua causa. Uma Lição é Aprendida realmente quando ela relata o que é esperado acontecer em função de experiências passadas, os fatos e desvios ocorridos, a análise das causas desses desvios e o que pôde ser aprendido durante o processo.

E por que as Lições Aprendidas são tão importantes para nosso desenvolvimento quer seja no âmbito profissional como pessoal, e também para as organizações?

É claro que uma lição é de fato aprendida se conseguirmos a partir dela, efetuar alguma modificação no nosso comportamento ou no comportamento da organização, e espera-se que para melhor! Ela nos permite refletir acerca do que já foi feito, pensado, tentado e por fim planejarmos nossas próximas ações no sentido de acertar. Não conheço alguém que tente aprender para errar!

Assim, o resumo de toda essa discussão poderia ser simples. Todos nós seres humanos (portanto racionais) temos uma habilidade fantástica em aprender com as nossas experiências ou mesmo com as experiências de outros, porém parece que temos uma dificuldade em colocar o aprendizado em prática. A expressão parece ser um estigma que se encaixa muito bem neste caso.

Assim, espero ter ressaltado a importâncias do porquê, quando e o como o processo de lições aprendidas pode contribuir com a redução da exposição aos riscos associados a projetos; obter uma melhor compreensão das atividades envolvidas; melhorar os processos de gestão do conhecimento; ter o aumento sistemático das competências dos envolvidos e identificar as causas raízes de sucessos e fracassos bem como aumentando a possibilidade de sucesso de um dado projeto.

Ao gerenciarmos um projeto, seja ele de qualquer magnitude e complexidade, teremos várias oportunidades e possibilidades de errarmos. Infelizmente essa é a regra que quase denota uma lei natural.

Acreditarmos que nem sempre é assim seria o mesmo que acreditar que a lei da gravidade possa um dia ser revogada. Não há como impedir que erros ocorram. Por isso quanto maior o portfólio de lições aprendidas e colocadas em prática, maior a chance de sucesso do projeto.

As lições aprendidas ocorrem quando planejamos uma atividade com o objetivo de um resultado final e este não acontece, ocorrendo um desvio e então conseguimos identificar as causas raízes desse desvio e como eliminá-las, ou seja, não aprendemos com o erro e sim com as soluções que encontramos.

E isso é muito importante pois se não déssemos atenção e nem registrássemos esses ensinamentos, ficaríamos presos a um ciclo vicioso de erros todas as vezes que fôssemos realizar algo.

Aqui podemos visualizar como foi importante o invento da escrita e do livro. Afinal de contas todas as lições aprendidas pela humanidade (especialmente as relacionadas a eras mais antigas) foram na grande maioria registradas e documentadas através de escrita. Hoje evidentemente temos outras maneiras de fazê-lo, mas a base do conhecimento humano foi mantida e aprimorada dessa maneira.

Uma Lição registrada por si só não garante que erros ou os mesmos erros possam ser evitados no futuro ou que boas práticas sejam repetidas.

É fundamental que haja uma sistemática estabelecida e implementada pela organização para o uso adequado destes conceitos e das lições propriamente ditas, além de como a empresa irá utilizar toda a base de conhecimento.

Assim, deve ser estabelecido um processo com regras claras que permitam que todo este conhecimento seja registrado, armazenado e disseminado por toda organização. Outra decisão importante é a forma como o conhecimento baseado na lição aprendida será disponibilizado para outras pessoas.

Existem organizações que antes de inserir algum colaborador num dado projeto, exigem que este passe por um período de "aprendizagem", acessando todo o banco de lições aprendidas na área ou assunto específico na qual ele irá atuar no projeto.

Inúmeros são os métodos para captura de lições aprendidas. Na edição de Janeiro / Abril da Revista de Gestão e Projetos – GeP (Vol. 5, N. 1. Janeiro/Abril. 2014) esses métodos foram muito bem explicitados.

Umas das maneiras de se abordar a importância das lições aprendidas ou desaprendidas, seria contemplar e analisar cada área de conhecimento indicada pelo Guia PMBoK 5ª edição, identificando em cada uma delas o que e onde é importante acertar e por último destacando os principais erros cometidos no gerenciamento de projetos em cada uma delas. Isto seria sem dúvida uma abordagem razoável.

Publicado por Renato Bottini
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